Como escolher os veículos da frota mais adequados a sua empresa
Você precisa trocar ou ampliar a frota de sua empresa porém está com dificuldade em relação a escolha dos melhores veículos para a operação? Este material vai lhe ajudar nesta tarefa, explicando quais etapas você deve seguir e o que fazer antes mesmo de dar início ao processo de compra.
Com a quantidade de veículos disponíveis no mercado hoje, é muito importante comparar informações entre as marcas. Saber com clareza a finalidade do veículo, vai ajudar a identificar qual tipo, linha e modelo se enquadra melhor nas necessidades do seu negócio.
Antes da etapa de escolha, é fundamental que o gestor faça uma dimensionamento de frota para saber se existe um equilíbrio entre a quantidade e a disponibilidade dos veículos. Com isso é possível planejar e otimizar melhor os processos e recursos – garantindo mais eficiência para a logística, evitando desperdício de investimento – e avaliar se a aquisição de novos veículos ou a troca dos atuais é realmente necessária e quais são os mais indicados.
Em algumas empresas, a frota é um insumo que ajuda a companhia a realizar suas atividades centrais. Ou seja, não faz parte do core business da empresa, mas a ajuda colocar pessoas e recursos no lugar certo e momento mais adequado. Por exemplo, uma empresa que produz móveis e precisa fazer a entrega também. Seu negócio é a produção, mas a entrega também é importante e a frota precisa ser dimensionada com muito critério.
Aliás, a dimensão da frota precisa estar sempre equilibrada com as outras ações e estratégias da empresa. Se sobram veículos, isso significa um custo extra que poderia ser evitado e que está diminuindo a margem de lucro das atividades principais. Se falta mobilidade, é provável que as pessoas e recursos não consigam se deslocar conforme as necessidades corporativas.
A chave desse conflito está em dimensionar adequadamente a frota, em um processo conhecido internacionalmente pelo termo rightsizing ou simplesmente “avaliação das dimensões corretas da frota”. O rightsizing precisa ser realizado com frequência. Sugere-se que a cada ano o gestor de frotas reavalie toda a sua operação e busque entender se está tudo de acordo com o esperado pela empresa.
Existem diversas formas de fazer esta avaliação do dimensionamento da frota, com diferentes indicadores. Mas tem alguns que vão ajudar exatamente na tarefa de definir quais são os veículos mais adequados para a frota da sua empresa. Avalie:
- Quantidade de veículos
- Modelo
- Tipo de uso
- Idade média da frota
- Tempo de inatividade de cada veículo
Ao final desta avaliação, que deve ser criteriosa, você terá os dados para saber se realmente precisa trocar ou comprar novos veículos e quais são os mais adequados para sua empresa. Essa análise ajudará a definir uma estratégia mais certeira. Lembrando que a escolha do veículo está completamente atrelada à economia de recursos de uma empresa.
Terceirizar ou comprar veículos da frota?
Esta é uma dúvida que pode surgir ao longo do caminho. Você pode chegar a um ponto no qual será necessário decidir se é mais viável economicamente comprar ou fazer a terceirização dos veículos da frota.
Para isso, considere os seguintes custos:
- Custos anuais da frota locada
- Custos anuais da frota própria
- Depreciação
- Custos operacionais
- Custos de aquisição
- Custos administrativos
- Impostos e taxas
- Projeção de economia no período (savings)
- Projeção de valores para seguro
Após avaliar todos estes itens, você pode refletir sobre a proposta de locação e comparar com os custos de uma frota própria, para descobrir qual opção apresentará melhor custo-benefício para a empresa. Também deve entrar nesta análise os custos com a manutenção, que podem ter alguma vantagem, no caso de frota locada.
Se você decidiu pela compra dos veículos da frota, o primeiro ponto é identificar o modelo adequado ao tipo de operação da empresa a partir de todas as informações que você já coletou até aqui. No INMETRO você consegue ver tabelas comparativas de muitos modelos, semelhante a classificação de consumo de energia.
Ainda em relação ao modelo de veículo escolhido, leve em conta o custo de manutenção. A maioria das montadoras tem esta informação. E aqui fica uma dica para você pensar: a padronização da frota pode ser um item interessante, pois quanto menor a quantidade de modelos diferentes, mais fácil será a gestão. Você pode padronizar por áreas ou por hierarquia, por exemplo.
Pois bem, chegou a hora da compra. Aqui o mais indicado, apesar de mais complexo e burocrático, é ter um processo formal de compra, que irá gerar vários benefícios. Com a criação de uma RFP (Request for Proposal – Solicitação de Proposta) a empresa melhora a qualidade da decisão que será tomada. A RFP é uma ferramenta muito útil para que os seus fornecedores façam de fato uma recomendação da solução, assim você faz com que o critério de decisão não seja apenas o preço.
As três etapas do processo de compra são as seguintes:
- RFI (Request for Information – Solicitação de Informações)
- RFQ (Request for Quotation – Coleta de Preços)
- RFP propriamente dita (Request for Proposal – Solicitação de Proposta)
Etapa 1 – Solicitando informações
A RFI acaba sendo um grande estudo sobre os fornecedores disponíveis e tem como objetivo identificar as empresas que oferecem determinado produto ou serviço, no caso aqui, os veículos. Nesta etapa você pode notificar os fornecedores para suprir suas necessidades do produto e perguntar se eles se interessam em participar do leilão. É importante dar um prazo de resposta e obter informações básicas sobre cada fornecedor, inclusive consultando outros clientes.
Etapa 2 – Coletando preços
Logo após a solicitação de informações, você pode emitir uma RFQ (uma solicitação de preços). Este pedido de cotação de preços passa uma mensagem de que o vencedor será escolhido a partir do melhor preço praticado. Não está errado a empresa tomar decisões baseadas no preço, porém é importante levar outros aspectos em conta para não ter prejuízos e incomodações lá na frente.
Etapa 3 – Solicitando proposta
Na hora da solicitação da RFP seja específico e direto em seus pedidos. Assim evita desperdício de tempo. Você pode dividir da seguinte forma:
- Objetivos: detalhando as necessidades a serem atingidas pelo produto que será adquirido. Em geral, os objetivos são estabelecidos pelo comprador, mas os métodos para atingi-los ficam a cargo dos fornecedores.
- Termos e condições: indicando dados do comprador, do responsável pela RFP, critérios para escolha do vencedor, possibilidades de ajuste de preço, normas para cancelamento ou modificação de contrato, por exemplo.
- Informação de submissão: descrevendo as informações necessárias e o formato para você levar em consideração a proposta do fornecedor. Ter detalhes, caso seja necessária uma visita ao fornecedor, e saber quem são as pessoas que podem atuar no esclarecimento de dúvidas e envio de documentação.
- Informação do fornecedor: dados como saúde financeira, possibilidades de subcontratação, políticas ambientais, controle de qualidade, possibilidade de treinamento, prazos para atendimento, descrição da entrega, etc.
As RFPS de frotas podem conter detalhes como a descrição passo a passo do processo de implementação, desde a assinatura do contrato até a finalização do programa, incentivos para pagamentos pontuais ou antecipados, entre outros. Indique também qual é a expectativa da empresa com os serviços a serem prestados. Estabeleça parâmetros para o nível dos serviços e punições ou benefícios para os cenários possíveis.
Com o processo finalizado e as propostas em mãos, inicia-se o trabalho de análise, que deve ser tranquilo, pois todos os critérios já foram definidos. Você pode optar em desqualificar as propostas que não estiverem completas, mas foque no principal objetivo que é escolher o melhor fornecedor possível. O passo seguinte pode ser convidar dois ou três fornecedores com melhor avaliação para uma conversa ou mesmo visitar a sede dos finalistas e conversar com quem já é cliente deste fornecedor para tomar a decisão final.
Cuidado com a frota usada
Atenção total para que o barato não saia caro para sua empresa. Se a opção for a compra de veículos usados, é preciso avaliar minuciosamente o que você está contratando. Atenção para o desgaste de peças, quilometragem, documentação, qualidade dos pneus e dos freios, assim como a calibragem e o estado da embreagem.
E além de atentar para esses detalhes, é preciso verificar o consumo médio. Veículos mais antigos ou danificados tendem a gastar mais combustível por quilômetro rodado, enquanto veículos novos em bom estado gastam menos. Ainda no âmbito da manutenção, deve-se atentar para a disponibilidade de peças do veículo em questão no mercado. Não vale a pena comprar um veículo que possua peças importadas ou difíceis de serem encontradas, por exemplo.
A importância da segurança dos veículos
A segurança é fundamental e também precisa ser levada em conta na hora da compra. Veículos com itens de segurança e que tenham passado em todos os testes de certificação são, com certeza, a melhor opção de escolha.
Há cerca de 80 anos, várias marcas de automóveis começaram a fazer testes de colisão. No entanto, o primeiro programa governamental de análise de nível de proteção que o veículo oferece aos ocupantes e como ele se comporta durante acidentes surgiu quase 50 anos depois nos EUA. E é graças a estes testes de impacto que as montadoras passaram a fabricar veículos cada vez mais seguros.
Os veículos comercializados na América Latina e Caribe passam por testes de colisão realizados pelo Latin NCAP, um programa independente de avaliação. Nem todos os compradores verificam estas informações porque este quesito ainda é considerado um “artigo de luxo”, especialmente no Brasil. Mas no site da Latin NCAP é possível pesquisar os resultados dos testes e uma série de informações estão disponíveis.
Se a sua frota possui carros, vale a pena consultar também o site da Proteste para se informar sobre itens de segurança. Já no site da Anfavea (Associação Nacional dos Fabricantes de Veículos Automotores) é possível encontrar informações sobre itens de segurança obrigatórios para qualquer veículo. Confira uma lista do que já está sendo considerado obrigatório a partir de 2020:
Sistema de controle de estabilidade (ESC)
Obrigatório para carros novos: 2020
Obrigatório para todos os carros: 2022
Aviso de não afivelamento do cinto do motorista
Obrigatório para carros novos: 2020
Obrigatório para todos os carros: 2021
Indicador de direção lateral
Obrigatório para carros novos: 2021
Obrigatório para todos os carros: 2023
Farol de rodagem diurna
Obrigatório para carros novos: 2021
Obrigatório para todos os carros: 2023
Sinal de frenagem de emergência (ESS)
Obrigatório para carros novos: 2021
Obrigatório para todos os carros: 2023
Sistema de alerta ou visibilidade traseira (câmera ou aviso sonoro)
Obrigatório para carros novos: 2025
Obrigatório para todos os carros: 2027
Impacto lateral
Obrigatório para carros novos: 2020
Obrigatório para todos os carros: 2023
Impacto lateral (poste)
Obrigatório para carros novos: 2026
Obrigatório para todos os carros: 2030
Proteção ao pedestre
Obrigatório para carros novos: 2025
Obrigatório para todos os carros: 2030
Impacto frontal – camionetas e utilitários
Obrigatório para carros novos: 2024
Obrigatório para todos os carros: 2026
Agora que você já aprendeu sobre como escolher os veículos da frota mais adequados a sua empresa, que tal descobrir 7 pontos que deve avaliar na hora desta escolha? Preparamos um conteúdo extra e gratuito para você. Para acessar, basta preencher o formulário abaixo.
